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La firma electrónica con verificación de identidad de Selenios te permite enviar una carta oferta, un contrato de trabajo o un acuerdo de confidencialidad a firmar sin salir del pipeline, y, si querés, pedir una verificación de identidad cuyo resultado Recursos Humanos puede revisar. Importa porque el cierre de una contratación suele ser la parte más manual del proceso: archivos que van y vienen por correo, impresiones, escaneos y una herramienta de firma separada que no sabe nada del candidato.
Con el módulo Documentos, todo pasa en el mismo lugar donde evaluaste a la persona. Preparás el documento desde su perfil, el candidato lo firma desde el celular y vos recibís el PDF firmado con un certificado que registra la evidencia de cada firma.
Key Takeaway
Selenios lleva la firma electrónica al pipeline: el documento se prepara desde el perfil del candidato, la identidad se verifica en alrededor de un minuto y la evidencia queda lista por si alguna vez hace falta.
¿Qué problema resuelve en el cierre de una contratación?
Cuando un candidato acepta una oferta, todavía falta su firma. En muchas empresas eso implica armar el documento aparte, subirlo a otra plataforma y perseguir el estado por correo, sin una forma simple de saber si quien firmó es quien pasó por las entrevistas.
| Antes | Con Selenios |
|---|---|
| El documento se arma fuera del ATS y se copia a mano cada dato | Modelos con campos que se completan con los datos del candidato y de la vacante |
| Una herramienta de firma aparte, sin contexto del proceso | La firma vive en el perfil del candidato, antes de la etapa Contratado |
| Imprimir, firmar y escanear | El candidato firma desde el celular con nombre escrito o firma dibujada |
| Ninguna certeza sobre quién firma | Código por correo y, si lo pedís, foto del documento de identidad y verificación facial |
| La evidencia queda repartida en correos | Un certificado de firma electrónica adjunto al PDF firmado |
¿Cómo se prepara un documento para firmar?
Desde el perfil del candidato en el pipeline, hacés clic en Preparar documento. Podés elegir entre carta oferta, contrato de trabajo, acuerdo de confidencialidad, adenda contractual, política interna u otro tipo de documento.
Hay dos formas de armarlo:
- Un modelo: se edita como un documento de Word y tiene campos marcados por color según quién los completa: Recursos Humanos, el candidato o el firmante. También podés importar un .docx existente como modelo.
- El PDF de tu empresa: subís tu propio archivo y, si tiene campos rellenables con el nombre de las variables del sistema, Selenios los completa automáticamente.
Los firmantes de la empresa salen de la lista de Firmantes autorizados que definen los administradores, con 1 a 3 por modelo. Por defecto firma primero la empresa, aunque podés configurar que firme primero el candidato. Si querés sumar la verificación, activás Pedir verificación de identidad al candidato antes de enviar.
Una vez enviado, el contenido queda congelado. Si necesitás cambiar algún término, cancelás el documento y enviás uno nuevo. Cada postulación puede tener un solo documento pendiente a la vez.
Key Takeaway
El documento se arma con un modelo editable o con tu propio PDF, solo pueden firmar por la empresa las personas autorizadas y nadie puede modificar el contenido después de enviarlo.
¿Cómo funciona la firma electrónica con verificación de identidad para el candidato?
El candidato recibe un enlace por correo y hace todo el proceso desde el navegador, también desde el celular. Estos son los pasos:
1. Ve cómo funciona el proceso
La pantalla Cómo funciona le muestra los pasos y el orden de firma.
2. Confirma su correo con un código
Recibe un código por correo y lo ingresa para confirmar que es la persona a la que se le envió el documento.
3. Verifica su identidad, si lo pediste
Este paso aparece solo cuando activaste la verificación y solo para el candidato. Acepta el consentimiento biométrico, saca o sube una foto del frente de su DNI, cédula o pasaporte y hace la Verificación facial: centra su rostro en un óvalo para la prueba de vida. Después, su rostro se compara con la foto del documento. Todo el paso suma alrededor de un minuto.
Si no logra verificarse, Recursos Humanos recibe un aviso y puede reenviar el documento sin el requisito de verificación.
4. Revisa el documento y completa sus datos
Lee el documento completo y completa los campos que le corresponden, con una indicación que muestra en qué parte del documento aparece cada dato.
5. Firma o rechaza
Acepta el consentimiento de firma electrónica y firma con su nombre escrito o con una firma dibujada. Si no está de acuerdo, puede rechazar el documento e indicar el motivo.
6. Recibe el documento firmado
Cuando firman todas las partes, cada una recibe por correo el PDF firmado con su certificado. Desde la pantalla final, el candidato también puede usar Descargar documento firmado.
Key Takeaway
Para el candidato son pocos minutos desde el celular: confirma su correo, verifica su identidad si se lo pidieron, revisa el documento y firma. No imprime ni escanea nada.
¿Qué controla Selenios en cada firma?
Cuando pediste verificación de identidad, Selenios comprueba que la persona frente a la cámara sea la del documento de identidad y que el nombre del documento coincida con el del firmante. Si algo no coincide, la firma no se bloquea, pero Recursos Humanos recibe un aviso.
En todas las firmas, incluso sin verificación de identidad, Selenios marca Señales para revisar cuando detecta actividad fuera de lo común. Estas señales no invalidan la firma: dan contexto para decidir si conviene confirmar algo con la persona por otro medio.
Key Takeaway
Las señales para revisar no frenan la contratación, pero te avisan cuando una firma merece una segunda mirada.
¿Qué evidencia queda en el certificado de firma electrónica?
Por cada firmante, Selenios registra el dispositivo, desde dónde firmó, la fecha y hora de la verificación y de la firma, el texto exacto del consentimiento aceptado y la versión exacta del PDF firmado, con una huella digital que la identifica.
El PDF final incluye el documento, el bloque de firmas y una página de certificado de firma electrónica que cita el marco legal de firma electrónica del país. Si se usó la verificación de identidad, el certificado suma una sección con el número del documento de identidad enmascarado y el resultado de la verificación. El archivo queda sellado para detectar cualquier alteración posterior.
Cada documento tiene además un historial de eventos que solo suma registros, desde el envío hasta la firma, el rechazo o el vencimiento. Las fotos del documento de identidad se guardan como evidencia, solo los administradores pueden verlas y cada visualización queda registrada.
El documento, los correos y las páginas de firma pueden estar en español, inglés o portugués, y el país define el marco legal citado, la etiqueta del documento de identidad (DNI, RUT, CPF, CURP) y la moneda. Para otros aspectos legales, mirá nuestro checklist legal de reclutamiento con IA en Latinoamérica.
Key Takeaway
El certificado reúne en el mismo PDF quién firmó, cuándo, desde dónde y sobre qué versión exacta del documento.
¿Cómo hace el seguimiento el equipo de Recursos Humanos?
La pestaña Seguimiento del módulo Documentos muestra todos los envíos agrupados en Pendiente de firma, Firmado, Sin completar y Todos. Cada documento muestra cuántas partes firmaron, quién falta, la fecha de vencimiento y su estado: Pendiente de firma, Firmado, Rechazado, Vencido o Cancelado.
Los hiring managers ven solo el estado de los documentos de sus propias vacantes, sin acceder al contenido ni a los montos. Y si alguien intenta mover a un candidato a Contratado con el documento sin firmar, Selenios muestra el aviso "El documento aún no está firmado". Se puede confirmar igual, pero nadie avanza sin saberlo.
Para cuidar el último tramo de la experiencia del candidato, mirá nuestra guía sobre cNPS y cómo automatizar el seguimiento después de cada entrevista.
Key Takeaway
Recursos Humanos ve en una sola lista qué documentos faltan firmar, y el pipeline avisa antes de marcar como contratado a alguien sin documento firmado.
¿Cómo empezar a usar la firma electrónica en Selenios?
El módulo Documentos y la verificación de identidad son dos opciones separadas, y cada una se habilita para tu empresa. Se activa por empresa: pedíselo a tu contacto de Selenios o agendá una demo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la firma electrónica con verificación de identidad de Selenios?+
Es una función del módulo Documentos que permite enviar una carta oferta, un contrato u otro documento a firmar desde el perfil del candidato. Si Recursos Humanos lo pide, el candidato confirma su identidad con una foto del frente de su documento de identidad y una verificación facial antes de firmar.
¿Cómo verifica Selenios la identidad del candidato antes de firmar?+
El candidato primero confirma su correo con un código que recibe ahí. Si se pidió verificación de identidad, acepta el consentimiento biométrico, saca o sube una foto del frente de su DNI, cédula o pasaporte y centra su rostro en un óvalo para la prueba de vida. Después, su rostro se compara con la foto del documento.
¿Qué pasa si el candidato no logra verificar su identidad?+
Si no lo logra, Recursos Humanos recibe un aviso y puede reenviar el documento sin el requisito de verificación de identidad.
¿Qué evidencia queda de cada firma electrónica?+
Por cada firmante queda registrado el dispositivo, desde dónde firmó, la fecha y hora de la verificación y de la firma, el texto exacto del consentimiento y una huella digital de la versión firmada. El PDF final suma una página de certificado de firma electrónica y queda sellado para detectar cualquier alteración.
¿Puedo usar mis propios contratos en PDF?+
Sí. Podés subir el PDF de tu empresa, de hasta 10 MB y 40 páginas. Si tiene campos rellenables con el nombre de las variables del sistema, Selenios los completa automáticamente.