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A assinatura eletrônica com verificação de identidade da Selenios permite enviar uma carta proposta, um contrato de trabalho ou um acordo de confidencialidade para assinatura sem sair do pipeline, e, se você quiser, pedir uma verificação de identidade cujo resultado o RH pode revisar. Isso importa porque o fechamento de uma contratação costuma ser a etapa mais manual do processo: arquivos indo e voltando por e-mail, impressões, digitalizações e uma ferramenta de assinatura separada que não sabe nada sobre o candidato.
Com o módulo Documentos, tudo acontece no mesmo lugar em que você avaliou a pessoa. Você prepara o documento a partir do perfil dela, o candidato assina pelo celular e você recebe o PDF assinado com um certificado que registra a evidência de cada assinatura.
Key Takeaway
A Selenios leva a assinatura eletrônica para dentro do pipeline: o documento é preparado no perfil do candidato, a identidade é verificada em cerca de um minuto e a evidência fica pronta caso um dia seja necessária.
Que problema ela resolve no fechamento de uma contratação?
Quando o candidato aceita a proposta, ainda falta a assinatura. Em muitas empresas, isso significa montar o documento em outro lugar, subir em outra plataforma e acompanhar o status por e-mail, sem uma forma simples de saber se quem assinou é quem passou pelas entrevistas.
| Antes | Com a Selenios |
|---|---|
| O documento é montado fora do ATS e cada dado é copiado à mão | Modelos com campos preenchidos com os dados do candidato e da vaga |
| Uma ferramenta de assinatura separada, sem contexto do processo | A assinatura fica no perfil do candidato, antes da etapa Contratado |
| Imprimir, assinar e digitalizar | O candidato assina pelo celular com nome digitado ou assinatura desenhada |
| Nenhuma certeza sobre quem assina | Código por e-mail e, se você pedir, foto do documento de identidade e verificação facial |
| Evidências espalhadas em e-mails | Um certificado de assinatura eletrônica anexado ao PDF assinado |
Como preparar um documento para assinatura?
No perfil do candidato no pipeline, clique em Preparar documento. Você pode escolher carta proposta, contrato de trabalho, acordo de confidencialidade, aditivo contratual, política interna ou outro tipo de documento.
Há duas formas de montar:
- Um modelo: é editado como um documento do Word e tem campos marcados por cor conforme quem preenche: o RH, o candidato ou o signatário. Também dá para importar um .docx existente como modelo.
- O PDF da sua empresa: você envia o seu próprio arquivo e, se ele tiver campos preenchíveis com o nome das variáveis do sistema, a Selenios os preenche automaticamente.
Os signatários da empresa saem da lista de Signatários autorizados definida pelos administradores, com 1 a 3 por modelo. Por padrão, a empresa assina primeiro, mas você pode configurar para o candidato assinar antes. Para incluir a verificação, ative Pedir verificação de identidade ao candidato antes de enviar.
Depois do envio, o conteúdo fica congelado. Para mudar algum termo, você cancela o documento e envia um novo. Cada candidatura pode ter apenas um documento pendente por vez.
Key Takeaway
O documento é montado com um modelo editável ou com o seu próprio PDF, só pessoas autorizadas assinam pela empresa e ninguém altera o conteúdo depois do envio.
Como funciona a assinatura eletrônica com verificação de identidade para o candidato?
O candidato recebe um link por e-mail e faz todo o processo no navegador, inclusive pelo celular. As etapas são estas:
1. Entende como funciona
A tela Como funciona mostra as etapas e a ordem de assinatura.
2. Confirma o e-mail com um código
Ele recebe um código por e-mail e o digita para confirmar que é a pessoa para quem o documento foi enviado.
3. Verifica a identidade, se você pediu
Esta etapa aparece apenas quando você ativou a verificação e apenas para o candidato. Ele aceita o consentimento biométrico, tira ou envia uma foto da frente do documento de identidade e faz a Verificação facial: centraliza o rosto em um oval para a prova de vida. Em seguida, o rosto é comparado com a foto do documento. A etapa toda acrescenta cerca de um minuto.
Se ele não conseguir se verificar, o RH recebe um aviso e pode reenviar o documento sem a exigência de verificação.
4. Revisa o documento e preenche seus dados
Ele lê o documento completo e preenche os campos que lhe cabem, com uma indicação de onde cada dado aparece no documento.
5. Assina ou recusa
Ele aceita o consentimento de assinatura eletrônica e assina com o nome digitado ou com uma assinatura desenhada. Se não concordar, pode recusar o documento e informar o motivo.
6. Recebe o documento assinado
Quando todas as partes assinam, cada uma recebe por e-mail o PDF assinado com o certificado. Na tela final, o candidato também pode usar Baixar documento assinado.
Key Takeaway
Para o candidato, são poucos minutos pelo celular: confirma o e-mail, verifica a identidade se for pedido, revisa o documento e assina. Nada de imprimir ou digitalizar.
O que a Selenios verifica em cada assinatura?
Quando você pediu verificação de identidade, a Selenios confere que a pessoa diante da câmera é a do documento de identidade e que o nome do documento coincide com o do signatário. Se algo não coincidir, a assinatura não é bloqueada, mas o RH recebe um aviso.
Em todas as assinaturas, mesmo sem verificação de identidade, a Selenios marca Sinais para revisar quando detecta atividade fora do comum. Esses sinais não invalidam a assinatura: dão contexto para decidir se vale confirmar algo com a pessoa por outro meio.
Key Takeaway
Os sinais para revisar não travam a contratação, mas avisam quando uma assinatura merece um segundo olhar.
Que evidência fica no certificado de assinatura eletrônica?
Para cada signatário, a Selenios registra o dispositivo, de onde assinou, a data e a hora da verificação e da assinatura, o texto exato do consentimento aceito e a versão exata do PDF assinado, com uma impressão digital que a identifica.
O PDF final inclui o documento, o bloco de assinaturas e uma página de certificado de assinatura eletrônica que cita o marco legal de assinatura eletrônica do país. Quando a verificação de identidade foi usada, o certificado ganha uma seção com o número do documento mascarado e o resultado da verificação. O arquivo é selado para detectar qualquer alteração posterior.
Cada documento também tem um histórico de eventos que só acumula registros, do envio até a assinatura, a recusa ou o vencimento. As fotos do documento de identidade ficam guardadas como evidência, só os administradores podem vê-las e cada visualização fica registrada.
Documentos, e-mails e páginas de assinatura podem estar em português, espanhol ou inglês, e o país define o marco legal citado, o rótulo do documento de identidade (como CPF, RUT ou CURP) e a moeda. Para outros aspectos legais, veja nosso checklist legal de recrutamento com IA na América Latina.
Key Takeaway
O certificado reúne no mesmo PDF quem assinou, quando, de onde e sobre qual versão exata do documento.
Como o RH acompanha cada documento?
A aba Acompanhamento do módulo Documentos lista todos os envios, agrupados em Pendente de assinatura, Assinado, Não concluído e Todos. Cada documento mostra quantas partes assinaram, quem falta, a data de vencimento e o status: Aguardando assinatura, Assinado, Recusado, Vencido ou Cancelado.
Os gestores de contratação veem apenas o status dos documentos das próprias vagas, sem acesso ao conteúdo nem aos valores. E se alguém tentar mover um candidato para Contratado com o documento sem assinatura, a Selenios mostra o aviso "O documento ainda não foi assinado". Dá para confirmar mesmo assim, mas ninguém avança sem saber.
Para cuidar da reta final da experiência do candidato, veja nosso guia sobre cNPS e como automatizar o follow-up depois de cada entrevista.
Key Takeaway
O RH vê em uma única lista quais documentos ainda faltam assinar, e o pipeline avisa antes de alguém marcar como contratado um candidato sem documento assinado.
Como começar a usar a assinatura eletrônica na Selenios?
O módulo Documentos e a verificação de identidade são duas opções separadas, e cada uma é habilitada para a sua empresa. É ativado por empresa: peça ao seu contato da Selenios ou agende uma demo.
Perguntas frequentes
O que é a assinatura eletrônica com verificação de identidade da Selenios?+
É um recurso do módulo Documentos que permite enviar uma carta proposta, um contrato ou outro documento para assinatura a partir do perfil do candidato. Quando o RH pede, o candidato confirma a identidade com uma foto da frente do documento de identidade e uma verificação facial antes de assinar.
Como a Selenios verifica a identidade do candidato antes da assinatura?+
Primeiro, o candidato confirma o e-mail com um código que recebe nele. Se a verificação de identidade foi pedida, ele aceita o consentimento biométrico, tira ou envia uma foto da frente do documento de identidade e centraliza o rosto em um oval para a prova de vida. Em seguida, o rosto é comparado com a foto do documento.
O que acontece se o candidato não conseguir verificar a identidade?+
Se não conseguir, o RH recebe um aviso e pode reenviar o documento sem a exigência de verificação de identidade.
Que evidência fica registrada em cada assinatura eletrônica?+
Para cada signatário ficam registrados o dispositivo, de onde assinou, a data e a hora da verificação e da assinatura, o texto exato do consentimento e uma impressão digital da versão assinada. O PDF final ganha uma página de certificado de assinatura eletrônica e é selado para detectar qualquer alteração.
Posso usar os contratos em PDF da minha empresa?+
Sim. Você pode enviar o PDF da sua empresa, com até 10 MB e 40 páginas. Se ele tiver campos preenchíveis com o nome das variáveis do sistema, a Selenios os preenche automaticamente.